Pflege ist Nähe. Planbarkeit schützt diese Nähe. Wer Dienste verlässlich plant, gewinnt Bewerbungen, hält Menschen im Team und reduziert Ausfälle. Das klingt einfach. Im Alltag ist es ein System aus Regeln, Absprachen, Technik und Haltung. Dieser Beitrag führt Schritt für Schritt durch die Elemente, die zählen. So sprechen Sie offen über Dienstplanung, ohne zu versprechen, was Sie nicht halten können.
Was Pflegekräfte zuerst wissen wollen
- →Planungsvorlauf. Wie viele Wochen im Voraus stehen die Dienste.
- →Tauschregeln. Wer darf tauschen. Bis wann. Wie wird dokumentiert.
- →Wunschdienst. Wie melden Mitarbeitende Wünsche an. Wie oft werden sie erfüllt.
- →Wochenenden und Nächte. Wie verteilt. Welche Zuschläge.
- →Erreichbarkeit. Wer entscheidet bei Engpässen. Wie schnell.
- →Vertretung. Wie oft fallen Dienste aus. Wie wird das aufgefangen.
- →Technik. Welche Software. Wie wird kommuniziert.
Diese Antworten gehören auf die Karriereseite. Kurz, klar, belegbar.
Modelle der Dienstplanung in der Praxis
Klassischer Monatsplan
Planung 4 Wochen im Voraus. Fixe Schichten, begrenzter Tauschzeitraum. Vorteil: Einfach, übersichtlich. Hürde: Weniger Flexibilität.
Rollierendes Schichtmodell
Schichtfolge wiederholt sich in Zyklen. Wünsche werden zyklenweise eingetragen. Vorteil: Planbarkeit für Privatleben. Hürde: Anpassungen brauchen Disziplin.
Wunschdienst mit Regeln
Verbindliche Slots für Wünsche. Quote der Wunscherfüllung wird gemessen. Vorteil: Hohe Zufriedenheit, weniger Frust. Hürde: Erfordert transparente Kriterien.
Teambasierte Selbstplanung light
Team schlägt Plan vor, Leitung gibt frei. Tausch läuft teamintern mit finaler Freigabe. Vorteil: Autonomie, Akzeptanz. Hürde: Braucht klare Leitplanken.
Ambulant mit Tourenlogik
Touren nach Region und Pflegegrad. Früh definierte Übergaben, digitale Doku unterwegs. Vorteil: Realistische Fahrzeiten, weniger Stress. Hürde: Tourenpflege braucht stabile Datenlage.
Regeln, die Dienstplanung tragfähig machen
- ✓Vorlauf definieren: z. B. Plan steht 4 Wochen vorher.
- ✓Tauschfenster festlegen: z. B. bis 72 Stunden vor Dienst, außer Notfälle.
- ✓Wunschtermin-System: feste Fristen, faire Verteilung, transparente Quote.
- ✓Ruhezeiten achten: klare Einhaltung, Ausnahmen dokumentieren.
- ✓Wochenend- und Nachtverteilung erklären: nachvollziehbar, möglichst gleichmäßig.
- ✓Vertretungslogik: Wer springt ein. Wie wird kompensiert.
- ✓Dokumentation: Alles in einer Software, keine Schattenlisten.
Kennzahlen, die Dienstplanung messbar machen
Planungsvorlauf in Tagen
Ziel: konstant über 21
Wunscherfüllungsquote in Prozent
Ziel: realistisch benennen, stetig verbessern
Tauschquote pro Monat
Zu hoch ist ein Warnsignal. Zu niedrig kann Starrheit zeigen
Kurzfristige Ausfälle pro 100 Dienste
Entwicklung beobachten
Überstundenentwicklung im Team
Trend wichtiger als Einzelwert
Zufriedenheit mit Planbarkeit
Kurze Pulse-Abfrage nach jedem Quartal
Checkliste Dienstplanung Pflege
- ✓Planungsvorlauf definiert und eingehalten
- ✓Tauschregeln schriftlich und im Tool verankert
- ✓Wunschdienstprozess mit Quote und Fristen
- ✓Wochenend- und Nachtlogik nachvollziehbar
- ✓Vertretungsplan mit Kompensation
- ✓Ein Tool, eine Kommunikationslinie
- ✓KPIs monatlich im Blick
- ✓Aussagekräftiger Abschnitt auf der Karriereseite
- ✓Ansprechpartner sichtbar
- ✓Micro-FAQ ergänzt
Dienstplanung, die Menschen hält
30 Minuten, um Ziel und nächste Schritte zu klären.
Erstgespräch buchenÜber den Autor
Ich baue Marken, die verkaufen, ohne zu betteln.
Frank Hüttemann berät Pflegeeinrichtungen seit über 15 Jahren in Strategie, Positionierung und Arbeitgebermarke. Er entwickelt messbare Systeme für Recruiting, Bindung und Kommunikation.
Häufige Fragen
Gibt es Wunschdienst?
Ja. Wünsche bis zum 10. des Vormonats. Die Erfüllungsquote wird quartalsweise veröffentlicht.
Wie wird Diensttausch geregelt?
Im Tool, bis 72 Stunden vor Dienst, mit Freigabe durch die Leitung.
Wie häufig sind Nächte und Wochenenden?
Rotation ist sichtbar. Verteilung nachvollziehbar und fair.
Wer entscheidet bei kurzfristigen Ausfällen?
Wohnbereichsleitung oder PDL. Wir informieren zentral über das Tool.
Welche Software nutzen Sie?
Ein zentrales Dienstplan- und Kommunikationssystem. Zugriff per App oder Web.